Wiele osób zastanawia się nad wyborem odpowiedniego programu dla firmy, kiedyś sprawa była prostsza - wybór między kilkoma aplikacjami nie sprawiał problemów, a o płatnych opiniach i recenzjach na forach internetowych nikt nie słyszał. Dzisiaj jest trochę trudniej. Aktualnie na polskim rynku jest kilka tysięcy różnych aplikacji umożliwiających sprzedaż, obsługę magazynu czy integrację ze sklepami internetowymi.
Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze programu dla firmy:
1. Funkcjonalność
Najważniejsza cecha oprogramowania, bo po co nam program, w którym nie będzie można wydrukować faktury w języku angielskim, jeśli na przykład prowadzimy firmę eksportującą towary za granice? Zdarza się też, że funkcja programu, która jest opisana na stronie producenta jako dostępna, tak naprawdę nie działa, albo nie działa tak jakbyśmy sobie tego życzyli. Dlatego warto poświęcić trochę czasu i przed zakupem przetestować wersję demo oprogramowania. Obecnie większość producentów udostępnia taką możliwość. Natomiast jeśli nie dysponują Państwo wolnym czasem, najszybszym rozwiązaniem będzie kontakt z firmą zajmującą się oprogramowaniem taką jak Edikson - Systemy Sprzedaży - nasi specjaliści którzy wdrażają programy na co dzień, podpowiedzą Państwu jakie rozwiązanie będzie najtańsze i najlepsze.
2. Uniwersalność
Przy wyborze oprogramowania warto pamiętać, że rozpoczynając działalność nasze potrzeby są ograniczone, ale w miarę rozwoju firmy będą coraz większe i najlepiej wybrać oprogramowanie, które można później rozbudowywać o kolejne funkcje czy stanowiska. Dobrze jeśli program może służyć do sprzedaży na portalach aukcyjnych, w sklepie internetowym, ale także do szybkiej sprzedaży stacjonarnej i mobilnej. Najlepiej jeśli można go rozbudować o program do zarządzania kalendarzem i kontaktami z klientami a także funkcje księgowe i magazynowe.
3. Aktualizacje
W ostatnich latach zmiany przepisów są na porządku dziennym, dlatego w firmach produkujących oprogramowanie pracują dziesiątki a czasami setki ludzi, którzy wdrażają nowe pomysły biurokratyczne rządu (przewrotnie zwane ułatwieniami), w związku z tym, należy pamiętać żeby zakupić oprogramowanie od przedsiębiorstwa, które działa wielu lat, ma ugruntowaną pozycję na rynku, cieszy się dobrymi opiniami i nie zamierza zwinąć interesu z dnia na dzień. Małe firmy programistyczne, które piszą proste aplikacje i sprzedają je za kilka złotych w internecie, nie mają obowiązku aktualizować swoich aplikacji, jeśli postanowią zakończyć działalność nikt nie może mieć do nich o to pretensji, wtedy niestety pozostajemy z programem, który nie działa i musimy migrować dane, co nie zawsze jest możliwe a na pewno nie jest proste i tanie. 100% bezpieczeństwo w tej kwestii dają jedynie aplikacje dużych firm, z dużą bazą programistów, księgowych i prawników, którzy na bieżąco piszą aktualizacje np. Sage, Insert, Asseco, Insoft, Dotykacka, Comarch, czy popularne w ostatnim czasie rozwiązania internetowe jak ifirma, wfirma, fakturowania, które może nie nadają się do szybkiej sprzedaży detalicznej, ale są na bieżąco aktualizowane i w małych firmach, które nie zamierzają się zbytnio rozwijać na pewno się sprawdzą.
4. Otwartość
Nasi klienci często podczas pracy z programem wymyślają nowe funkcjonalności, które ułatwiają im pracę. W otwartych systemach, które produkuje m.in. Insert można samodzielnie rozbudować program o dodatkowe aplikacje napisane na zamówienie przez programistów lub kupione u partnerów Insert, takich dodatkowych rozwiązań są obecnie tysiące i cały czas powstają nowe. Jest to między innymi powód ogromnej popularności flagowego programu Insertu - Subiekta GT.
5. Dopasowanie
Przy komputerze często spędzamy po kilka godzin dziennie, dlatego warto wybrać program, który umożliwi dostosowanie menu, personalizację uprawnień, czy modyfikację wydruków. Należy pamiętać, że proste i szybkie oprogramowanie zautomatyzuje pracę firmy dając oszczędność czasu i zysk.
6. Współpraca z urządzeniami
W trakcie rozwoju firmy może zajść potrzeba integracji oprogramowania z urządzeniami takimi jak: czytniki kodów kreskowych, wagi, etykieciarki, szuflady kasowe, terminale dotykowe, inwentaryzatory itd., dlatego przed zakupem oprogramowania warto sprawdzić czy współpracuje z tymi urządzeniami. Firmy Insert, Insoft czy Dotykacka na bieżąco aktualizują sterowniki urządzeń i dodają nowe, dzięki temu możemy zakupić sprzęt taki jak nam pasuje, bez ograniczeń softwarowych.
7. Integracje z innymi aplikacjami zewnętrznymi
Przeglądając w ostatnim czasie ogłoszenia na Oferia.pl dotyczące integracji programów ze sklepami internetowymi, wyceny dedykowanych integracji dochodzą do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Na szczęście popularne, otwarte aplikacje sprzedażowe posiadają gotowe rozwiązania integracyjne za kilkaset złotych. Przykłady integracji można wymieniać w nieskończoność. Ostatnio zgłosił się do nas klient, który używał dwóch programów - jednego do prowadzenia kalendarza i drugiego do wystawiania paragonów. Po pewnym czasie stwierdził, że codzienne przepisywanie danych między aplikacjami przy zwiększającej się ilości zamówień wymaga zatrudnienia dodatkowego pracownika. W ciągu jednego dnia zintegrowaliśmy jego CRM'a z Subiektem GT a koszt całej operacji wyniósł kilkaset złotych.
8. Popularność
Wybierając program warto zwrócić uwagę także na jego popularność, nie tylko ze względu na możliwość taniej integracji, ale też przesyłania danych w postaci elektronicznej od Twoich kontrahentów jak i wysyłania danych do biura rachunkowego. Automatyzacja obrotu dokumentami to oszczędność ogromnej ilości czasu. Obecnie w Polsce najbardziej popularnym oprogramowaniem dla firm jest pakiet Insert GT, który doskonale komunikuje się z praktycznie każdym innym systemem dostępnym na rynku.
9. Koszt i dostępność pomocy technicznej
Tutaj ważną rzeczą jest uświadomienie sobie, że informatyk, wdrożeniowiec, programista to osoby, które cenią swój czas w dosłownym tego słowa znaczeniu, dlatego między bajki można włożyć pełną telefoniczną pomoc techniczną producentów oprogramowania. Na infoliniach pracują osoby po krótkich szkoleniach, które zdały egzamin z obsługi aplikacji, ale nie posiadają doświadczenia praktycznego. Dodatkowo czasami nawet doświadczony specjalista nie jest w stanie pomóc w niektórych problemach przez telefon, dlatego warto zakupić oprogramowanie z możliwością uzyskania pomocy zdalnej czy zamówienia wizyty specjalisty w firmie. I wbrew pozorom, nie zwiększa to kosztu początkowego, gdyż ceny u regionalnych partnerów oprogramowania są identyczne a wdrożenie można przeprowadzić samodzielnie.
10. Praca zdalna i praca w chmurze
Obecnie często pracujemy zdalnie, przez smartfon, tablet albo laptop. Z firmową bazą danych można połączyć się zdalnie z każdego miejsca na świecie. Jest to bardzo przydatna funkcja. Do działania pulpitu zdalnego wystarczy dowolny Windows w wersji firmowej po stronie komputera z bazą danych i aplikacja do połączeń zdalnych po stronie urządzenia przenośnego.
Praca w chmurze natomiast polega na tym, że serwer nie jest fizycznie zainstalowany w Twojej firmie, ale na wynajętym miejscu na serwerze dostawcy zewnętrznego, takie rozwiązanie ma plusy w postaci automatycznych aktualizacji i bezpieczeństwa danych, które są na bieżąco archiwizowane. Programy, które działają w chmurze to m.in. wfirma, ifirma, fakturowania. Takie rozwiązanie ma też kilka minusów takich jak: ograniczona funkcjonalność, szybkość działania zależna od łącza internetowego i obciążenia serwera firmy zewnętrznej no i niestety bardzo ograniczona możliwość podłączenia dodatkowego sprzętu.
Przeprowadziliśmy kilkanaście tysięcy wdrożeń oprogramowania różnych producentów. Monitorujemy opinie naszych klientów, obserwujemy rynek i bieżące trendy. Jeżeli masz pytania nie wahaj się z nami skontaktować, zaproponujemy najlepsze i najtańsze gotowe rozwiązanie, lub napiszemy dla Ciebie dedykowaną aplikację.
Pamiętaj, że odpowiednie oprogramowanie będzie zarabiać dla Ciebie pieniądze
Kommentare